Les mesures de santé prises dans le cadre du COVID-19
Nous vous avons précédemment communiqué qu’Interoffices continuait à fournir tous les services habituels et que tous nos bureaux ont été et sont toujours accessibles 24h / 24.
Les mesures prises le 18 mars 2020 par le gouvernement belge seront modifiées le 4 mai et visent à relancer l’économie en différentes phases, selon le type d’activité.
Au cours des dernières semaines, le personnel d’Interoffices a travaillé sur un vaste ensemble de mesures pour garantir la santé, la sécurité et le bien-être de tous nos clients et de leurs employés. Ces mesures concernent à la fois des directives comportementales et des investissements dans l’aménagement de l’espace de travail.
Il est de la plus haute importance que ces informations soient transmises à tous les employés, car nous demandons à chacun de respecter à 100 % les directives.
Dirk Paelinck, CEO
Les mesures importantes que nous avons prises
Modifications du contrôle climatique (humidité plus élevée)
Marquage au sol pour diriger la circulation et sécuriser une distance de 1,5 m
Contrôle de la température à l'entrée des zones de travail
Tous les visiteurs doivent être enregistrés à la réception
Nos mesures en bref
Création d'une zone de sécurité
- Contrôle de la température à l’entrée des espaces de travail.
- Totems digitals avec les mesures de prévention, actualités COVID-19 et les noms de société à chaque étage.
- Du verre plexi pour renforcer les zones de sécurité de travail dans les zones de coworking et les espaces communs.
- Marquage au sol pour diriger la circulation et garantir une distance de 1,5 m.
- Distributeurs automatiques avec gel désinfectant à l’entrée de l’espace de travail.
- Modifications du contrôle climatique. (humidité plus élevée)
- Sets de table jetables à utiliser au quotidien pour votre poste de travail.
- Masques, gel et gants sont disponibles à l’achat à la réception
- Un scan thermique sera réalisé à l’entrée des espaces de travail. La détection de températures élevées, conformément aux directives fédérales, nous aidera à identifier une infection possible et à empêcher cette personne d’entrer dans l’espace de travail et de potentiellement transmettre le virus.
- Des écrans numériques sont installés à l’entrée de chaque étage, avec des mesures de prévention, les dernières nouvelles et les noms et logo des entreprises présentes à cet étage. Cela nous permet d’informer immédiatement tous les occupants et visiteurs si un changement de mesure a été imposé.
- Un poste de distribution mains libres avec gel désinfectant sera installé à l’entrée de l’espace de travail. Une fois à l’intérieur de l’espace de travail, chaque entreprise doit fournir des gels, des masques, etc. à ses employés.
- Bien que le port d’un masque n’ait pas été rendu obligatoire par le gouvernement fédéral belge (uniquement dans les transports publics), nous recommandons fortement à nos clients de le faire.
- L’accès et la sortie du zone de travail sont séparés par des autocollants sur le sol
- Tous les visiteurs seront invités à s’inscrire quotidiennement, conformément aux mesures de traçabilité prises par le gouvernement fédéral belge. Dès qu’une personne a été confirmée comme étant porteuse du virus, les opérateurs du centre d’appel fédéral belge contacterons toutes les personnes avec lesquelles cette personne a été en contact. En enregistrant tous nos participants sur une base quotidienne, nous pourrons informer le gouvernement et vous-même en tant que client et cela immédiatement afin qu’on puissent prendre les mesures nécessaires.
- En cas de nécessité, des panneaux indiquent où se placer lorsque vous utilisez l’ascenseur.
- Nous vous demandons de nettoyer régulièrement vos badges d’entrée.
- La santé et la sécurité de notre personnel sont importantes: nous vous demandons de respecter les mêmes règles de sécurité.
- Respectez les flèches et les points sur le sol lorsque vous vous déplacez. Nous recommandons de porter des masques de protection.
- Chaque personne doit se conformer aux instructions de notre personnel concernant les mesures de santé et de sécurité.
- Le non-respect des mesures mises en place par le gouvernement fédéral belge pour l’espace de travail, entraînera sans aucun doute un refus d’accès à l’espace de travail pour toute personne violant ces conditions.
- La livraison du courrier et des colis (courrier, boîtes,…): chaque site Interoffices aura une zone sécurisée où les articles entrants et sortants seront stockés pendant une durée (estimation de 2 heures) et seront désinfectés avant d’être distribués.
- Les salles de réunion doivent être réservées au moins 1 jour avant l’avance. Cela nous permet de nettoyer soigneusement la salle avant votre arrivée. En cas de multiples réunions le même jour, un intervalle d’une heure s’applique pour la désinfection.
- Toutes les serviettes seront retirées des toilettes et seront remplacer par des serviettes en papier.
- Des distributeurs de gel sont placés pour être utilisés pour nettoyer les sièges des toilettes avec du papier.
- Les visiteurs doivent s’inscrire en entrant dans les espaces et doivent à tout moment être accompagnés soit par notre personnel soit par notre client.
- Du savon désinfectant est disponible dans les coins café et les cuisines.
- Des autocollants ont été placés sur le sol à chaque endroit spécifique où la distance physique est moins évidente.
- Des zones ont été délimitées sur le sol pour indiquer une zone de travail sûre
- Des flux de circulation ont été installés, indiqués par des flèches sur le sol, pour assurer une distance de 1,5 m
- Nous limitons l’utilisation de l’espace cuisine, de la réception ou de l’imprimante à un certain nombre de personnes en même temps. Le bon sens sera nécessaire et notre personnel sera plus qu’heureux d’organiser un calendrier d’utilisation.
- Tous les espaces communs ont été réorganisés pour assurer une zone de minimum 1,5 m entre 2 postes de travail ou tables.
- Le nombre de sièges dans les salles de réunion a été réduit.
- Le contrôle social est un élément difficile mais important à considérer. Si vous constatez que certaines règles, mesures ou directives ne sont pas respectées, veuillez en informer notre personnel. Quiconque ne respecte pas les règles du gouvernement fédéral belge met en danger la santé de toutes les personnes présentes.
- Pour la sécurité de votre équipe, de vos collègues, de vos visiteurs, de vos voisins, nous attendons de vous que vous nous informiez immédiatement au cas où l’un de vos collègues ou visiteurs serait placé en quarantaine, soupçonné d’avoir le Covid-19 ou confirmé comme ayant le Covid-19.
- En retour, vous serez averti de la même manière. Les mesures de traçabilité prises par le gouvernement fédéral belge, qui a installé des centres d’appels, permettent aux opérateurs de retrouver toutes les personnes avec lesquelles une personne infectée a été en contact.
- En enregistrant quotidiennement nos visiteurs, nous sommes en mesure de fournir aux opérateurs de centres d’appels du gouvernement fédéral les détails dont ils ont besoin pour commencer le traçage.
- Un courrier privé doit être adressé à corona@interoffices.com pour nous informer des démarches prises par votre société. Cela nous permettra d’agir rapidement et d’aviser le centre d’appel du gouvernement fédéral. Il va sans dire que le non-respect peut avoir de graves conséquences sur la santé de tous les occupants de nos espaces.
- Nous communiquerons tout changement dans les procédures de santé et de sécurité et tout changement dans les mesures actuellement appliquées.
- Le gouvernement fédéral est en train de choisir une application de traçage, qui serait mise à la disposition de toutes les personnes sur le territoire belge. Cependant, rien n’a encore été décidé à la date de cette publication. Si cette application devient disponible, nous vous informerons des conditions et de l’endroit où la télécharger.
- ll n’y a eu, à aucun moment, une interruption de la maintenance de l’espace de travail ni du bâtiment en termes de CVC, mécanique, électrique, plomberie et autres équipements essentiels conformément aux normes de première classe, aux exigences de fonctionnement des équipements et aux réglementations locales.
- Nous sommes en contact quotidien afin d’appliquer les règles et recommandations des agences fédérales et locales pour l’entretien des bâtiments et les opérations liées à COVID-19.
- La liste de maintenance comprend des mesures déjà existantes avant Covid-19 et de nouvelles mesures.
- Tous les raccords et circuits des systèmes CVC sont en cours de révision, réparés et adaptés si nécessaire.
- Le maintien du système de sécurité lie aux personnes à été poursuivi.
- Le matériel et les dispositifs d’évacuation sont opérationnels.
- Les systèmes de sécurité incendie sont opérationnels.
- L’entretien des ascenseurs a été effectué comme prévu.
- Les mesures proactives de prévention légionelles n’ont pas été interrompues.
- Inspection quotidiens à tous les étages, le parking et archives sont surveiller afin de détecter les fuites de plomberie et les fuites de toit.
- L’entretien de la sécurité des personnes s’est poursuivi.
- Afin d’optimaliser la communication sur le COVID-19, vous recevrez prochainement une invitation à rejoindre le groupe COVID 19 sur la nouvelle plateforme Interoffices. Toutes les communications d’Interoffices avec les clients seront disponibles dans ce groupe. Vous serez averti lorsque de nouvelles informations seront disponibles.
- Pour tous nos clients internationaux gérant leur personnel depuis l’étranger, nous sommes à votre dispositions pour toute information, clarification ou orientation sur les mesures et réglementations du gouvernement fédéral belge.
- Dans le cas de demandes d’informations spécifiques auxquelles nous ne pouvons pas répondre immédiatement sur la base de nos connaissances personnelles, nous serons heureux de recueillir les informations auprès des institutions belges au niveau fédéral.
