Corona gezondheid- en veiligheidsmaatregelen
We hebben al eerder meegedeeld dat Interoffices alle diensten zoals gewoonlijk is blijven leveren en dat alle kantoren 24 uur per dag open zijn, en zo zullen blijven.
De maatregelen die de Belgische regering op 18 maart 2020 heeft genomen, zijn vanaf 4 mei gewijzigd met het doel de economie opnieuw op gang te brengen in verschillende fasen, afhankelijk van het soort bedrijfsactiviteit.
De afgelopen weken hebben de medewerkers van Interoffices gewerkt aan een uitgebreide reeks maatregelen om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van al onze klanten en hun medewerkers te garanderen. Deze maatregelen betreffen zowel gedragsrichtlijnen als investeringen in fysieke veranderingen in de werkruimte.
Het is van het grootste belang dat deze informatie aan alle werknemers wordt verspreid, aangezien we iedereen respectvol vragen om 100% aan de richtlijnen te voldoen.
Dirk Paelinck, CEO
Belangrijke acties die we hebben ondernomen
Wijzigingen in klimaatregeling (hogere luchtvochtigheid)
Vloermarkeringen om het verkeer te sturen in de juiste richtingen, om zo een afstand van 1,5 m te garanderen
Temperatuurregeling bij de ingang van de werkruimten
Alle bezoekers moeten zich registreren voordat ze binnenkomen
Onze maatregelen in het kort
Een veilige zone creëren
- Temperatuurregeling bij de ingang van werkruimten
- Digitale displays met preventiemaatregelen, Covid-19 nieuws en de namen van de bedrijven op elke verdieping
- Plexiglas om de veilige zones van de werkruimte in de coworking zones en gemeenschappelijke ruimtes zoals koffiehoeken te versterken
- Vloermarkeringen om het verkeer te sturen in de juiste richtingen, om zo een afstand van 1,5 m te garanderen
- Geautomatiseerde dispensers met desinfecterende gel bij de ingang van de werkruimte
- Wijzigingen in klimaatregeling (hogere luchtvochtigheid)
- Wegwerp placemats voor dagelijks gebruik om uw werkstation te beschermen
- Maskers, gel, handschoenen en vitamines zijn verkrijgbaar bij de receptie, afhankelijk van de leveringsvoorwaarden
- Bij de entree van de werkplekken wordt een thermische scan uitgevoerd. Detectie van hoge temperaturen, volgens federale richtlijnen, zal ons helpen een mogelijke infectie te identificeren. Zo kunnen we voorkomen dat die persoon de werkruimte binnenkomt en mogelijk het virus overdraagt.
- Bij de ingang van elke verdieping worden digitale displays geplaatst met preventiemaatregelen, het laatste nieuws en de namen / logo’s van de bedrijven die op die verdieping aanwezig zijn. Zo kunnen wij direct alle gebruikers en bezoekers informeren als er een wijziging in maatregelen is opgelegd.
- Bij de ingang van de werkruimte wordt een handsfree dispenser-station met desinfecterende gel geplaatst. Eenmaal binnen de werkruimte, wordt er van elk bedrijf verwacht dat ze gels, maskers, enz. voor hun werknemers leveren.
- Hoewel het dragen van een masker niet verplicht is gesteld door de Belgische federale overheid (alleen in het openbaar vervoer), raden we onze klanten ten zeerste aan om dit wel te doen.
- De ingangen en uitgangen van elke verdieping worden gescheiden door stickers op de vloer
- Alle bezoekers worden verzocht zich dagelijks te registreren, in overeenstemming met de traceerbaarheidsmaatregelen van de Belgische federale overheid. Zodra men bevestigd heeft dat een persoon besmet is met het virus, zullen de operators van het Belgische Federale callcenter alle mensen traceren waarmee deze persoon in contact is geweest. Door al onze deelnemers dagelijks te registreren, kunnen we de overheid en u als onze klant onmiddellijk informeren, zodat zij de nodige stappen kunnen nemen om de betrokkenen te identificeren en op de hoogte te stellen.
- Waar nodig zullen borden aangeven waar te staan bij gebruik van de lift
- We vragen u om uw toegangsbadges regelmatig schoon te maken.
- De gezondheid en veiligheid van ons personeel is belangrijk: we vragen u om dezelfde veiligheidsregels te respecteren die in het algemeen gelden.
- Respecteer de pijlen en de stippen op de vloer als u voor de receptie staat. We raden ook hier aan om beschermende maskers te dragen.
- Iedereen moet zich houden aan de instructies van ons personeel met betrekking tot de gezondheids- en veiligheidsmaatregelen. Het overtreden van deze instructies kan resulteren in een weigering van toegang tot de werkruimte.
- Het niet naleven van de maatregelen die door de Belgische federale regering voor de werkruimte zijn geïmplementeerd , zal ongetwijfeld leiden tot een weigering van toegang tot de werkruimte voor elke persoon die deze voorwaarden overtreedt.
- Post- en pakketbezorging (post, dozen, …): elke locatie van Interoffices heeft een veilige zone waar inkomende en uitgaande items gedurende een bepaalde tijd (naar schatting 2 uur) worden opgeslagen en worden gedesinfecteerd voordat ze worden vrijgegeven.
- Vergaderzalen dienen minimaal 1 dag voor aankomst te worden gereserveerd. Hierdoor kunnen wij de ruimtes voor aankomst grondig schoonmaken. Bij meerdere meetings op dezelfde dag geldt voor desinfectie een interval van 1 uur.
- Alle handdoeken worden uit de toiletten verwijderd. Papieren handdoeken zullen deze vervangen.
- Er zijn kleine gel dispensers geplaatst om de toiletbrillen met papier te reinigen.
- Bezoekers moeten zich registreren bij het betreden van de ruimtes en moeten te allen tijde worden vergezeld door ons personeel of een van onze klanten.
- Desinfecterende zeep is verkrijgbaar in de koffiehoeken en keukens.
- Op elke specifieke plek zijn duidelijk gekleurde stippen en stickers op de vloer geplaatst in de plaatsen waar de nodige fysieke afstand minder duidelijk is om in te schatten
- Op de vloer zijn gebieden aangegeven om aan te geven hoe een veilige werkzone te garanderen
- Er zijn circulatiestromen geïnstalleerd, aangegeven door pijlen op de vloer, om een afstand van 1,5 meter te garanderen
- We beperken het gebruik van de keuken, receptie of printer ruimte tot een bepaald aantal mensen per keer. Gezond verstand zal nodig zijn en onze medewerkers zullen, mocht dat nodig zijn, graag een schema opstellen voor gebruik.
- Alle gemeenschappelijke ruimtes zijn gereorganiseerd om een minimum van 1,5 m tussen 2 werkstations of tafels te garanderen.
- Het aantal zitplaatsen in de vergaderzalen is verlaagd ten opzichte van de 1,5 m afstandsregel.
- Sociale controle is een moeilijk maar belangrijk element om in het achterhoofd te houden. Als u vindt dat sommige regels, maatregelen of richtlijnen niet worden nageleefd, neem dan contact op met onze medewerkers. Wie de regels van de Belgische federale regering niet naleeft, brengt de gezondheid van alle aanwezigen in gevaar.
- Voor de veiligheid van uw team, uw collega’s, uw bezoekers en uw buren, verwachten wij dat u ons onmiddellijk op de hoogte brengt indien een van uw collega’s of bezoekers in quarantaine wordt geplaatst / is geplaatst, verdacht wordt van het hebben van Covid-19 of bevestigd met Covid-19.
- In ruil worden al onze klanten op dezelfde manier ingelicht over een mogelijke verspreiding. Dankzij de traceerbaarheidsmaatregelen van de Belgische federale overheid, die een speciaal callcenter heeft geïnstalleerd, kunnen de operatoren alle personen opsporen waarmee een besmette persoon in contact is geweest.
- Door onze bezoekers dagelijks te registreren, kunnen we de callcenter-operators van de federale overheid de details geven die ze nodig hebben om met hun tracering te beginnen.
- Indien er besmetting gebeurd, moet er een privémail verstuurd worden naar corona@interoffices.com om ons te informeren over de (mogelijke) besmetting en de stappen die worden genomen om verdere besmetting te voorkomen. Dit zal ons in staat stellen snel te handelen en het callcenter van de federale regering op de hoogte te brengen, die het van daaruit zal overnemen. Het spreekt voor zich dat niet-naleving ernstige gevolgen kan hebben voor de gezondheid van alle huurders van onze ruimtes.
- We zullen eventuele wijzigingen in de gezondheids- en veiligheidsprocedures en eventuele wijzigingen in de momenteel toegepaste maatregelen steeds duidelijk communiceren naar onze klanten toe.
- De federale overheid is bezig met het selecteren van een tracing-app, die beschikbaar zou zijn voor alle mensen op Belgische grondgebied. Er is echter nog niets gecommuniceerd over de datum van de launch hiervan. Eens deze app beschikbaar is, dan informeren we u over de voorwaarden en waar u deze kunt downloaden.
- Er is op geen enkel moment een onderbreking geweest in het onderhoud van de werkruimte of het basisgebouw omtrent verwarming, ventilatie en airconditioning, mechanische, elektrische, sanitair en andere essentiële apparatuur. Deze zijn allen nog in overeenstemming met eersteklas normen, bedrijfsvereisten voor apparatuur en lokale regelgeving.
- We hebben dagelijks contact met federale en lokale regelgevende instanties en we passen hun regels / aanbevelingen van voor het onderhoud van gebouwen en operaties met betrekking tot COVID-19.
- De onderhoudslijst bevat reeds bestaande maatregelen van vóór Covid-19 en nieuwe maatregelen
- Alle fittingen en circuits van verwarming-, ventilatie- en airconditionings systemen worden herzien, en waar nodig worden deze gerepareerd of aangepast.
- Mechanische, elektrische en sanitaire onderhouden worden voortgezet
- Evacuatiematerialen en apparaten zijn operationeel
- Brandbeveiligingssystemen zijn operationeel
- Liftonderhoud is volgens plan uitgevoerd
- Proactieve maatregelen om legionella te voorkomen zijn niet stopgezet
- Dagelijkse inspectierondes worden op alle verdiepingen, parking en archieven uitgevoerd om sanitaire lekken en dak- / en andere lekken te controleren
- Life Safety Maintenance is voortgezet
- Om de communicatie over COVID-19 te stroomlijnen, zult u binnenkort een uitnodiging ontvangen om lid te worden van de COVID 19-groep op het nieuwe Interoffices-platform. Alle communicatie van Interoffices naar klanten toe wordt in deze groep gedeeld. U krijgt een melding wanneer er nieuwe informatie beschikbaar komt.
- We zijn steeds beschikbaar voor al onze internationale klanten die hun personeelsbestand vanuit het buitenland beheren om hen met alle informatie, verduidelijking of begeleiding over de maatregelen en voorschriften van de Federale Regering van België te verschaffen.
- In het geval van specifieke informatieverzoeken die we niet onmiddellijk kunnen beantwoorden op basis van onze persoonlijke kennis, verzamelen we de informatie graag bij de Belgische instellingen op federaal niveau.
